Основной темой круглого стола, который прошел в режиме видеоконференции, стали вопросы отбора документов по личному составу с истекшим сроком хранения для включения в Архивный фонд Российской Федерации.
Документы по личному составу предприятий и организаций, а это приказы, личные дела, личные карточки и лицевые счета, подлежат хранению 75 лет (с законченным делопроизводством после 2003 года – 50 лет). Затем определяется их дальнейшая судьба: включение в состав Архивного фонда Российской Федерации или уничтожение. Решение принимают на основе экспертизы ценности документов.
Опытом работы поделись представители Центрального государственного архива документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт‑Петербурга.
Архив завершил работу над 15 фондами ликвидированных организаций. Среди них 2-й хлебозавод Ленинградского союза потребительских обществ, Закрытый рабочий кооператив Ленинградской областной конторы Госбанка, Бакалейно-гастрономическое объединение Ленинградского союза потребительских обществ и другие. Крайние даты фондов охватывали период с 1923 по 1935 год. Объем дел в фондах варьировался от 1 до 59.
При проведении экспертизы сотрудники архива оценивали содержание, информативность, физическое состояние, уникальность документов, а также востребованность как фондов в целом, так и отдельных видов документов.
Было принято решение лицевые счета, утратившие историческую и практическую значимость, выделить к уничтожению; приказы по личному составу и личные карточки сохранить как имеющие перспективу дальнейшего использования исследователями, включив их в описи дел постоянного хранения по личному составу. На вечное хранение документы были переданы в Центральный государственный архив Санкт‑Петербурга, представители которого также рассказали об опыте своей работы.
Прошло активное обсуждение представленного опыта работы между участниками. В дискуссии участвовали представители Архивного комитета Санкт‑Петербурга, Архивного агентства Иркутской области и Государственного архива Иркутской области.
